Autograph

Autograph artikelsite

Maak van Rotterdam jullie volgende vergaderplek!

3 min read

Niet de hele stad, natuurlijk. Maar ergens in deze metropool wacht de perfecte zaal op je om een bespreking te houden waarmee je resultaten boekt.

Of je nu alleen met je eigen team aan tafel gaat zitten of er zelfs een externe partij – klant of leverancier – bij betrekt, soms denk je weer aan dat aloude gezegde: verandering van spijs doet eten. En dus ga je op zoek naar een andere plek dan gewoonlijk voor een zakelijke bespreking die voor de nodige verandering gaat zorgen. Moet jij een zaal boeken? Dan heb je daar een enorme kluif aan, met alle mogelijke vergaderlocaties in Rotterdam. Maar vrees niet, wij gaan je hierbij helpen. Want ten eerste maak je deze beslissing waarschijnlijk met je team en bovendien weten wij precies waarop jij je hier moet richten.

Aangename omgeving

Waar je bent heeft echt een weerslag op de resultaten die jullie al dan niet gaan boeken. Nee, we geven geen garanties. Maar een deprimerend gebouw biedt gewoon niet de juiste impulsen. Van buitenaf moeten alle aanwezigen al positief gestemd zijn. Dus kies de locatie daar zorgvuldig op uit! Ook van binnen wil je dat iedereen zich op zijn of haar gemak voelt. Daarom kies je voor een interieur dat prettig aanvoelt en dat ook weer niet te druk is, bijvoorbeeld wegens een veel te gedetailleerd vloerkleed of een wandversiering.

Heeft je zaal ramen? Dan wil je niet uitkijken op iets als een vuilnisbelt maar juist een stimulerend tafereel kunnen zien. Kortom, wees zo kritisch als mogelijk is!

Plek voor iedereen

Uiteraard neem je niet plaats aan een tafel voor vier wanneer je er eigenlijk zesentwintig mensen kwijt moet. Maar de uiteindelijke locatie is ook geen nattevingerwerk. Je wilt er absoluut zeker van zijn dat iedereen kan zitten en comfortabel ook. Ga dus na wat de capaciteit is van zo’n zaal en of de indeling ook naar voorkeur aangepast kan worden naar iets praktisch, indien nodig.

Op de kaart

Het liefste kies je niet iets helemaal in de spreekwoordelijke rimboe, tenzij je geen keuze hebt. En mocht niet iedereen bekend zijn met de directe omgeving van de gekozen locatie, dan bevelen we je van harte aan om iedereen die is uitgenodigd een uitgebreide routebeschrijving mee te geven. Daarbij mogen parkeerterreinen, haltes en stations voor eigen en openbaar vervoer niet onvermeld blijven.

Apparatuur

Laptops, beamers, microfoons, speakers, een spreekgestoelte en nog veel meer kunnen je vergadering iets officieels geven. En in praktische zin zijn ze misschien wel onontbeerlijk. Maar daarom hoef je dat nog niet allemaal mee te zeulen. Tenminste, niet wanneer de nodige apparatuur al op locatie aanwezig is. Maar daar moet je dan wel eerst navraag naar doen, anders sta je alsnog met lege handen.

Catering

Resultaatgericht zijn is hartstikke leuk, maar denk ook aan de inwendige mens. Jullie posities in jullie bedrijf verschillen dan misschien, iedereen krijgt na verloop van tijd wel gewoon dorst en honger. Verzorg dus sap, thee, koffie of wat mensen maar willen drinken. Broodjes en snacks voor tussendoor en tijdens de vergadering zijn ook meer dan welkom, zul je wel merken. Misschien kan catering ook wel op locatie geregeld worden. Zo niet, huur dan een professioneel bedrijf in.